مقدمه
حسابداری و اندازه‌گیری اطلاعات مالی برای همه مشاغل، مدارس و موسسه ها جزء اصلی ترین امور محسوب می شود. مهم ترین قدم در پیشرفت یک کسب و کار این است که افراد سرمایه گذار در هر زمینه ای که باشد، باید نتایج فعالیت های اقتصادی خود را بدانند و متناسب با آن گام بردارند.
مدیریت و گزارشگیری مالی یکی از پیچیده ترین، دشوارترین و مهم ترین مسائلی است که در شروع یک کسب و کار با آن مواجه می شوید. اما در حال حاضر با طراحی نرم افزارهای حسابداری، سختی های این بخش کاهش یافته و همچنین شاهد بالا رفتن کیفیت مدیریت و امور مالی نیز هستیم.
نرم افزار حسابداری مدارس چیست؟
در گام اول باید بدانید که حسابداری مدارس جز شاخه های حسابداری خدماتی است. همانطور که از نام آن پیداست سازمان ها، موسسات و مدارس شامل این دسته می شوند که در ازای خدمات و آموزشی که ارائه می دهند، شهریه یا هزینه دریافت می کنند.
شیوه درآمدزایی در مدارس غیردولتی (غیر انتفاعی) با مدارس دولتی متفاوت است. درآمد اصلی مدارس دولتی از آموزش پرورش تامین و دریافت می شود و به نوعی درآمد اندکی دارند که ثبت آنها بسیار ساده تر است، اما ثبت مخارج کماکان سختی های خاص خود را دارد. در سمت مقابل مدارس غیر دولتی درآمدهای متفاوت و چند مرحله ای دارند، مانند شهریه، کلاس های تقویتی، المپیاد، فوق برنامه ها، اردوها، خرید کتاب های کمک آموزشی، کلاس های کنکور و بقیه مواردی که در این نوع از مدارس وجود دارند. بدیهی است که تمامی موارد چه از دریافتی و مخارج باید به شیوه ای کاملاً حساب شده و دقیق ثبت شوند.
نرم افزار حسابداری مدارس چگونه است؟
بهتر است که نرم افزارهای حسابداری به صورت یکپارچه با نرم افزار مدیریت مدارس باشند و در کنار یک پارچه بودن، کاربری بسیار آسان و دقیق داشته باشند. هدف نرم افزارهای حسابداری، کمک و یاری رساندن به حسابداران و مدیران مراکز و مدارس است. بخش های زیادی در نرم افزارهای حسابداری وجود دارد که می تواند به مدیران مراکز در رسیدن به این هدف کمک کند.
از مهم ترین این بخش ها می توان به دریافت و ثبت شهریه بصورت نقدی، اینترنتی و چکی در قالب قسط، دریافت مبالغ دیگر بصورت ارائه یک محصول مانند کلاس های تقویتی، اردوها و غیره، محاسبه ورودی ها، ثبت و محاسبه مخارج اشاره کرد. شما می توانید با انتخاب درست نرم افزار حسابداری برای مرکز آموزشی خود، جریان های مالی و دریافتی های شهریه را مدیریت کنید و از سرمایه خود محافظت کنید. با استفاده از نرم افزار حسابداری رایسا به یک مدیریت مالی دقیق و مطمئن دست خواهید یافت.
فواید استفاده از نرم افزار های حسابداری
صرفه جویی زمان
مهمترین و اصلی ترین مزیت نرم افزار های حسابداری این است که شما از حسابداری سنتی و دستی رها می شوید و دیگر زمان زیادی را صرف کارهای دفتری نخواهید کرد. به عنوان مثال شما می توانید مقدار پرداختی شهریه هر دانش پذیر را بصورت نقدی و چکی ثبت و میزان بدهکاری را مشاهده کنید. همچین می توانید چک های پاس نشده را نیز مشاهده و بررسی کنید.
کاهش بروز خطا و تخلف مالی
زمانی که قرار است از نرم افزار حسابداری استفاده کنید خطاهای کمتری در زمینه های حساب کردن کل شهریه ها، بدهکاری دانش پذیران و دریافتی های سالانه و ماهانه اتفاق می‌افتد. همچنین چون تمام فرآیند در سامانه اتفاق می افتد، تخلف مالی صورت نمی گیرد. به عبارتی دیگر در صورت جای دادن صورتحساب ها در بخش مناسب، به نوعی می‌توان اطمینان داشت که درصد خطا به صفر می رسد و در نتیجه راه برای کلاهبرداری و تخلف بسیار کم می شود.
گزارش گیری دو طرفه
نرم افزارهایی که توانایی گزارش دهی دو طرف را دارند، کار را برای مدیران، حسابداران و همین طور والدین دانش پذیران بسیار آسان می کنند. در بعضی از نرم افزارهای حسابداری مدارس این قابلیت وجود دارد که فرد می تواند میزان مانده حساب، تعداد اقساط پرداخت شده و نشده، تاریخ چک، مهلت پرداخت و بقیه امور را به صورت مستقیم و مستقل مشاهده و گزارشگیری کند. با این ابزارها در نرم افزارهای حسابداری خانواده ها برای سوالات اینگونه به مدرسه مراجعه و وقت خود را تلف نمی کنند.
نرم افزار حسابداری رایسا تمامی موارد مورد نیاز در این زمینه را در اختیار کاربران خود قرار می دهد.
برای درخواست دمو و دریافت مشاوره و همچنین برخورداری از تمام امکانات رایسا به طور رایگان به مدت یکماه می توانید با تیم رایسا در ارتباط باشید.
درخواست تست سامانهسازماندهی
صورتحساب ها و دفاتر حسابداری به راحتی مفقود می شوند و یا از بین می‌روند، اما در نرم افزارهای حسابداری اطلاعات شما به صورت دسته بندی و سازماندهی شده در جای مشخص و امن قرار داده خواهند شد و هر زمان بخواهید به راحتی می توانید آنها را مورد بازبینی قرار دهید، چاپ بگیرید و حتی به صورت فایل PDF در سیستم خود نگه داری کنید.
ثبت چک و امکان قسط بندی شهریه
از آنجاییکه امکان ثبت قسط در نرم افزارهای مدیریت حسابداری وجود دارد، مدیران مراکز می توانند برای هر پایه خود اقساطی را مشخص کنند تا دریافتی های آنها به انواع مختلف ثبت شود. در این صورت خانواده ها می توانند مبالغ شهریه را بصورت نقدی، چکی و اینترنتی در قالب قسط، پرداخت کنند. لازم به ذکر است مراکز آموزشی نیز می توانند مبالغ نقدی و چکی را از خانواده ها دریافت و در سامانه ثبت کنند. به اینصورت بدون هیچگونه اختلالی در دریافت مبالغ، نظم قابل توجهی به مجموعه اضافه می شود.
آموزش و راهنمای نرم افزار حسابداری مدارس
در گام نخست باید مشخصات حساب مدیر در سامانه ثبت شود تا در زمان پرداخت اینترنتی، مبالغ دریافتی به آن انتقال پیدا کنند. در ادامه بعد از مشخص شدن مبالغ دریافتی از هر پایه، کافی است مقدار آن در سامانه مدیریت حسابداری ثبت شود تا این مقادیر در محاسبات لحاظ و استفاده شوند. همچنین می توان میزان تخفیف را متناسب با هر پایه در نظر گرفت. این میزان تخفیف برای هر شخص در دسترس خواهد بود و در زمان پرداخت هر قسط برای افراد محاسبه می شود.
در زمان پرداخت نیز شیوه های مختلفی برای پرداخت شهریه وجود دارد که شامل پرداخت نقدی، چکی و اینترنتی می شود. کاربران می توانند برای پرداخت اینترنتی وارد پروفایل شخصی خود و برای پرداخت های نقدی و چکی به مراکز آموزشی مراجعه کنند تا مدیران این مبالغ را دریافت و ثبت نمایند.
ارائه گزارشات مالی مدارس
مدارس و مراکز هزینه ها و دریافتی های مخصوص خود را دارند اما هزینه و یا دریافتی های پایه ای وجود دارد که در هر مدرسه و مرکز یکسان است. یکی از این نیازهای مشترک دریافت گزارشات مالی است که می توان از نرم افزارهای حسابداری به شیوه های مختلف دریافت کرد. این گزارشات به 3 دسته تقسیم می‌شوند:
نقدینگی مدرسه، هزینه های مدرسه، درآمدها و منابع
نقدینگی شامل گزارشات از حساب جاری بانک، حساب تنخواه گردان، چک‌های دریافتی می باشد.
درآمدها و منابع نیز شامل گزارشات از سرانه دریافتی دانش آموزان، کمک های فوق برنامه و کلاس های آنلاین و جبرانی، کمک انجمن اولیا و مربیان می باشد. هزینه ها نیز شامل گزارشات از هزینه حمل و نقل، هزینه جایزه و تشویق دانش پذیران و معلمان، هزینه تعمیرات، هزینه حق التدریس، هزینه سوخت، برق، آب و تلفن، هزینه مواد مصرف شدنی، هزینه کتابخانه می باشد. چیزی که در تمام این گزارشات بسیار مهم است این است که تمامی این گزارشات باید مفید و معتبر باشند.
اگر شما مدیر مدرسه یا مراکز آموزشی باشید تا این قسمت مقاله از اهمیت موضوع حسابداری در مدارس با خبر شده اید. حالا زمان این است که نرم افزار حسابداری مناسب مدرسه خود را انتخاب کنید تا پیشرفت مالی و گزارشگیری را تجربه کنید. ما به شما نرم افزار رایسا را پیشنهاد می کنیم.
ویژگی های نرم افزار رایسا
- امکان نمایش وضعیت مالی هر دانش آموز و هر پایه
- امکان تعریف شهریه هر پایه
- امکان تعیین مبلغ پیش ثبت نام
- امکان تعیین درصد تخفیف
- امکان ثبت و هرگونه دریافتی (چک و نقدی)
نتیجه
نرم افزار مدیریت حسابداری یکی از مهمترین بخش های یک مدرسه هوشمند است که نیاز آن برای حسابرسی بسیار حیاتی خواهد بود. یک نرم افزار حسابداری خوب باید امکان ثبت و دریافت شهریه به انواع روش ها، مشاهده گزارشات و میزان پرداختی ها در هر دو سمت مراکز و خانواده را داشته باشد. نرم افزار آموزش مجازی رایسا مجموعه ای کامل از ابزارهای مورد نیاز برای حسابرسی به امور مالی را در اختیار مراکز آموزشی قرار می دهد.
